Benennen Sie am Besten noch heute einen externen Datenschutzbeauftragten

Was mach ein Datenschutzbeauftragter im Sinne der DSGVO?

Ein Datenschutzbeauftragter kümmert sich in Unternehmen und anderen Organisationen wie Behörden und Vereinen um die Verbesserung des Datenschutzes im Sinne der DSGVO und anderer datenschutzrelevanter Gesetze. Dabei ist er Ansprechpartner der Geschäftsführung und berät das Unternehmen bezüglich aller relevanten Fragestellungen und begleitet auch die Umsetzung der Maßnahmen zum Datenschutz. Die Verantwortung für ein Einhaltung des Datenschutzes bleibt aber weiter beim Unternehmen.

Der Datenschutzbeauftragte muss frei von Weisungen sein, d.h. er agiert unabhängig im Unternehmen im Sinne des Datenschutzes. Grundsätzlich können Mitarbeiter*innen als interne Datenschutzbeauftragte benannt werden. Unternehmen, die das nicht können oder möchten, dürfen einen externen Datenschutzbeauftragten benennen.

Brauche ich einen externen Datenschutzbeauftragten?

Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen in Deutschland fast immer einen Datenschutzbeauftragten benennen. In einigen Fällen sind aber auch kleinere Unternehmen von dieser Pflicht betroffen.

Bei einem externen Datenschutzbeauftragten profitieren Sie von unserer Erfahrung und sparen sich neben den hohen Kosten auch die vielen Fallstricke eines angestellten Datenschützers. Aber auch kleinere Unternehmen können durch einen freiwillig benannten Datenschützer ihre Reputation deutlich steigern.

Externer oder interner Datenschutzbeauftragter – Was sind die wichtigsten Unterschiede?

Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt externes Wissen mit und kann auf Erfahrungen von anderen Unternehmen zurückgreifen. Er ist in der Regel mit anderen Datenschutzbeauftragten und Verbänden gut vernetzt. Er kümmert sich selbstständig um Aus- und Weiterbildung. Das Wissen kann durch ein entsprechendes Zertifikat nachgewiesen werden. Dem Unternehmen fällt es so leicht, im Bedarfsfall die geforderte Sachkunde des externen Datenschutzbeauftragten nachzuweisen.

Im Unternehmen stehen interne Datenschutzbeauftragte vielfach vor dem Problem, dass sie diese Position zusätzlich zu ihrem üblichen Job ausführen müssen. Dadurch kann es zu Interessenkonflikten oder Problemen bei der Priorisierung kommen. Einige Positionen im Unternehmen, wie Geschäftsführung oder IT Verantwortung, führen zu so deutlichen Interessenskonflikten, dass eine Benennung in der Regel nicht möglich ist. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist frei von diesen Konflikten. Professionelle Datenschutzunternehmen bieten zudem funktionierende Vertretungsregeln bei Krankheit oder Urlaub und stellen auch die von der DSGVO geforderte Erreichbarkeit per Mail und Telefon sicher.

Ein externer Datenschutzbeauftragter unterliegt zudem nicht dem besonderen Kündigungsschutz und bietet klar umrissene Dienstleistungen zu einem fairen Preis. Gerade im KMU Bereich ist ein externer Datenschutzbeauftragte oftmals deutlich günstiger.

Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet in der Regel bereits alle benötigten Tools zur Unterstützung des Unternehmens, z. B. ein Datenschutzmanagementsystem oder E-Learning-Kurse zur effizienten Ausbildung von Mitarbeiter*innen.

Was ist günstiger: Externer Datenschutzbeauftragter oder interner?

Beim Preisvergleich zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten wird deutlich, dass bei einem internen Datenschutzbeauftragten zusätzlich zu den Lohnkosten auch Kosten für regelmäßige Weiterbildung oder auch die Erstausbildung des Datenschutzbeauftragten anfallen. Zudem erhöhen Sozialversicherungsbeiträge, Urlaubs- und Krankheitstage sowie andere arbeitsrechtliche Beträge die einzuplanenden Kosten.

Es ist auch zu bedenken, dass interne Datenschutzbeauftragen einen besonderen Kündigungsschutz genießen. Die Kosten lassen sich gerade bei Mitarbeiter*innen, die „nebenbei“ Datenschutz machen sollen, nicht zwischen Datenschutz und eigentlichem Kernauftrag aufteilen. Oftmals liegen die tatsächlichen Kosten durch Hin- und Herwechseln und falsche Prioritätensetzung höher, als ursprünglich kalkuliert. Ein externer Datenschutzbeauftragte bietet gut kalkulierbare Kosten, erledigt die Arbeit effizient und nach den neusten Erkenntnissen.